国家秘密载体的保密管理

　　1、什么是密件？
　　 密件是指以文字、符号、图形、图像、声音的形式载有国家秘密的物件。它包括传统的多为纸介质的文件、资料，如各级党政军机关、人民团体、企业事业在处理公务和进行科学研究活动中形成的含有国家秘密信息的文件、电报、报表、会议材料、讲话稿、记录稿、简报、快报和研究报告、成果记录等；也包括随着科学的发展，特别是现代办公自动化技术的应用，磁介质和光介质等非书面形式的密件，如载有国家秘密信息的磁盘、磁带、光盘、录像带等。
　　 密件的保密管理，是各机关、单位一项重要的日常工作。各机关、单位应当确定相应的管理机构和人员负责。密件管理应当坚持既利于保密又便于使用的原则。
　　 2、密件的管理有哪些保密规定？
　　 党和国家对密件保密管理工作极为重视，制定了一系列有关保密管理规定。现行的密件保密管理规定大体包括三个方面：一是《保密法》及《保密法实施办法》中有关密件管理的规定；二是国家保密工作部门为规范密件管理工作所制定的专项或相关的保密管理规定；三是中央国家机关和地方政府结合本行业、本系统、本单位和本地区的实际制定的密件管理规定。其基本内容包括：
　　 （一）有关确定文件、资料是否属于国家秘密及密级和保密期限确定、变更和标志的规定。主要有：《保密法》第二章及《保密法实施办法》第二章的规定，国家保密局《国家秘密保密期限的规定》，国家保密局和国家技术监督局共同制定的《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》，各中央国家机关和国家保密局制定的《国家秘密及其密级具体范围的规定》。这些规定都是确定文件、资料和其他物品是否属于国家秘密及其密级和保密期限，变更密级或解密的基本依据。
　　 （二）有关密件制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁的保密管理规定。主要有：中央办公厅制定的《中国共产党机关公文处理条例》、国务院制定的《国家行政机关公文处理办法》中的有关规定，以及国家保密局制定的《计算机信息系统保密管理暂行规定》等。《保密法实施办法》第二十一条规定：“复制属于国家秘密的文件、资料和其他物品，或者摘录、引用、汇编其属于国家秘密的内容，不得擅自改变原件的密级。”依照《保密法》的规定，国家保密工作部门分别会同有关中央机关专门制定了《印刷、复印等行业复制国家秘密载体暂行管理规定》、《国家秘密技术数据软盘管理办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等，对国家秘密运转各环节的保密管理作出了相应的规定。
　　 （三）有关绝密级密件的专项保密管理规定。《保密法》第十八条作出专门规定：“对绝密级的国家秘密文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：①非经原确定密级的机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄；②收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；③在设备完善的保险装置中保存。”
第十八条第二款规定：“经批准复制、摘抄的绝密级的国家秘密文件、资料和其他物品，依照前款规定采取保密措施。”
　　 （四）有关对外提供密件的保密管理规定。《保密法》第二十一条和《保密法实施办法》第二十二条对在对外交往与合作中提供密件的问题作出了基本的规定。国家保密局依据《保密法》的规定专门制定了《对外经济合作提供资料保密界行规定》和《关于对外提供社会调查资料保密审查的有关问题的几点意见》。另外，中央有关部门，如国家经济计划和统计部门、测绘部门、气象水文部门等还作出了一系列专门规定。这些规定对对外提供密件的基本原则，审查、审批程序和权限，涉及多部门的协调，有关部门的责任及供受双方履行保密义务等问题作出了具体规定。
　　 （五）有关密件出境问题的保密管理规定。《保密法》第二十六条明确规定，“未经有关主管部门批准，禁止将属于国家秘密的文件、资料和其他物品携带、传递、寄运至境外。”根据这一规定，国家保密局和海关总署专门制定了《关于禁止邮寄或非法携运国家秘密文件资料和其他物品出境的规定》，对密件的出境许可、管理、审批权限和程序、出境方式及其他保密问题作出了明确的规定。
上述规定都是处理密件过程中应当严格遵守的基本制度。各机关单位及有关人员应当严格按照这些规定的要求办事，做到既充分发挥密件的作用，又确保密件的安全。
　　 3、制作密件有哪些保密要求？
　　 密件的制作，包括原始材料的收集、整理，文件的草拟、录入、修改、讨论、定稿、印制等一系列的工作环节。在这些工作环节中，都要严格按照有关管理要求，做好保密工作。从密件形成全过程看，其保密工作主要包括以下方面：
　　 （一）所收集的原始材料有的是国家秘密，有的将会成为国家秘密（只不过是未来得及履行确定密级的法律程序）。对这些原始材料应当由专人负责，妥善保密，不得随意丢失或者泄露。
　　 （二）密件制作过程中所形成的中间材料，包括文件、资料的草稿、废稿、废页、讨论稿、征求意见稿、审议稿等，都应当妥善保管。不需要保存的，应当按照秘密文件、资料销毁的要求及时销毁，不能随意丢失或者泄露。
　　 （三）密件一旦定稿，承办制作工作的主要负责人员应当在送主管领导审定前，对照有关的《国家秘密及其密级具体范围的规定》和保密期限的规定，及时拟定并标明相应的密级和保密期限，然后送主管领导审批。负责审批的领导同志在对其内容进行审查的同时，也应当对其拟定的密级和保密期限是否得当进行审查，发现不当的应当要求承办人员予以改正或者自己直接纠正。
　　 （四）密件应当在本机关、单位的文印室、制作室印制，需要大批量制作的应当委托保密部门定点的印制、复制国家秘密载体的单位印刷、制作。禁止将密件委托不属定点的社会行业，如私营或者个体企业、外商独资企业或合资、合作企业印刷、制作。
　　 （五）严格按照批准的数量印刷、制作。任何人不能多印、私留、印刷、制作过程中的废页、废料、残页、残料、校对稿、胶片、胶板、蜡纸等，需要保存的，应当妥善保密，不需要保存的，应当按保密规定及时销毁，不能随意抛置，不得作为废品出售给社会废旧物资回收单位和个人。
　　 （六）印刷、制作工作使用的计算机等电子设备，应当配备保密技术装置，防止因电磁辐射造成泄密。
　　 ４、收发密件有哪些保密要求？
　　 密件在收和发的过程中，应当严格按照收发密件的基本程序办理。因为在这个环节中所出现的任何疏漏，都有可能造成泄密，或者发生泄密问题后难以分清责任，给处理工作造成困难。密件收发过程中的保密工作应当把握以下几个主要环节：
　　 （一）接收密件时，要严格履行清点、签收手续。具体内容包括：
　　 （1）检查送达的密件是否是发给本机关、单位。不属本机关、单位的，不能接收，当即退回投递人员。
　　 （2）检查信封、袋、套密封是否完好无损，确认未被拆开和漏失，才能接收。如果发现问题，应当及时报告单位主管领导和发文单位处理。
　　 （3）检查签收单上的登记与密件实物是否相符，如果不相符，不能接收，同时要及时告诉发文机关，并要求投递人员弄清原因。
　　 （4）各项情况检查核对没有问题时，再由接收人员签名和注明接收时间，加盖单位收发专用章。
　　 （二）密件包装应当由单位的机要保密人员或有关专门人员拆封。拆封前要注意检查：
　　 （1）是否注有“ X X 亲启”的字样，如果属于指定人员拆封的，要交给指定人员处理。
　　 （2）拆封取出密件后，要检查信封、封袋、封套内是否有遗留的密件。
　　 （3）要将收到的密件与同时寄来的通知单进行核对，如果有不相符的情况时，要及时与发文（件）单位联系，把情况搞清楚。
　　 （4）要妥善保留发文（件）通知单，以备查询。
　　 （三）接收人员应当对所接收的密件，及时在收文（件）登记簿上登记造册。具体内容包括：
　　 （1）收文（件）日期、收文（件）编号（文件字号）。
　　 （2）文件、资料标题名称或者简要内容、密级、保密期限、份（件）数和分发。
　　 （3）使用处理意见等栏目。
收文（件）登记簿应当保存一定的时间（一般为3—5年），以备查询。
　　 （四）分发密件时，应当注意以下问题：
　　 （1）严格按照限定的接触范围分发，不能擅自扩大范围。限定范围以外的机关、单位因工作需要要求增发的，应当经过单位主管领导批准。
　　 （2）分发时应当认真填写密件分发表。分发表的内容应当包括收文（件）单位、发文（件）时间、文件资料标题名称或简要内容、文号（编号）、密级、保密期限、发放范围、缓急情况、份（件）数、总份（件）数等栏目。
　　 （3）认真填写发文（件）通知单，通知单所填写内容一定要与密件分发表中的收文单位名称、文件资料标题名称和所发出的份（件）数相符。通知单要随同发出的密件装入领土或者封袋（套）内。
　　 （4）封装密件时，要仔细核对信封或封袋（套）上的收文（件）单位名称与文件通知单所填写的名称是否相符，在确认名称一致，发出的密件份（件）数核对无误时，才能密封。
　　 （5）认真填写供机要交通或机要通信部门交接和投递签收的交接清单。
　　 （6）密件分发完毕后，要对所剩余的密件进行清点，发现数量、剩余数量相加要与总数量相一致。
分发密件的各种登记清单，要保存一定的时间（一般为3至5年），以备查询。
　　 5、传递密件有哪些保密要求？
　　 传递密件包括市内传递和市外远程投递。从保密工作的角度来讲，应当注意五个方面的问题：
　　 （一）绝密级密件在市区内投递，应当派专车双人进行或者交由机要交通部门投递。其他密级的密件，也要专车专人投递，或者通过机要文件交换站进行交换，或者交由机要通信部门投递。
　　 （二）发往市区外的密件，要通过机要交通或者机要通信部门投递。
　　 （三）执行投递任务的人员，在执行任务时，不能携带密件进入无关场所或办理与任务无关事项。
　　 （四）禁止通过普通邮电邮寄密件。禁止委托无关人员捎带密件。
　　 （五）通过机要文件交换站交换密件，要按照国务院办公厅秘密局专门制定的《机要文件交换站工作规则》的要求办理。
　　 6、在国内因公携带密件外出有哪些保密要求？
　　 在国内，在公外出（不含专门执行传递密件密品公务）不得随身携带属于绝密级的密件；其他密级的密件，凡可以不随身携带的，也不要随身携带。确因工作需要必须携带的，应当经本机关、单位主管领导批准，并采取严密的保密管理措施。要选择具有安全保障的路线和交通工具，不得出入与工作无关的场所，不能携带密件参观、旅游、探亲访友的办理无关事项。未经批准，禁止携带密件参加外事活动和进入境外机构。
　　 个人因公外出，如遇所带密件的安全受到威胁的紧急情况时，应当立即就近请求保密、公安、国家安全部门或其他机关单位的帮助，并尽快与机关单位取得联系，如实报告情况。
　　 7、出境携带密件有哪些保密要求？
　　 关于携带国家秘密文件、资料和其他物品出境问题，国家保密局、海关总署在1994年12月8日联合发出了《关于禁止邮寄或非法携运国家秘密文件、资料和其他物品出境的规定》。《规定》明确指出，禁止属于国家秘密的文件、资料和其他物品邮寄或非法携运出境；确因工作需要携带出境的，必须按两种方法处理。一是交由外交信使或者国家保密局核准的单位和人员携运。凡属于外交信使可以到达的地方，都应当交由外交信使（含临时信使）办理。二是目的地不通外交信使或者外交信使难以携运，只能由自己携带的机密、秘密级密件，可经本单位主管领导批准后，向有关保密工作部门或保密工作机构申请办理《国家秘密载体出境许可证》。在出境时，海关凭《许可证》查验后放行。
　　 这些规定也适用于机关、单位在对外交往与合作中合法向外方提供国家秘密，并由外方人员携带国家秘密出境的情况。
　　 《国家秘密载体出境许可证》由国家保密工作部门或者保密工作机构依照规定的权限和程序核发。机密级国家秘密出境的《许可证》，必须报经中央国家机关保密工作机构或者省、自治区、直辖市的保密工作部门批准、核发；秘密级国家秘密出境《许可证》，地、市、州及其以上各级保密工作部门的保密工作机构都可以核发。凡是未办理许可手续而拟携运出境的密件，海关一律扣留，并由保密工作部门追究当事人的责任。
　　 国家秘密文件、资料和其他物品经批准携运出境后，凡可以由我国驻外使馆或政府部门驻外机构代为保存的，应当尽快交其代为保存。不能交使领馆保存的，应当采取严格的保密措施进行管理。携带出境的密件一定要放在具有防盗报警和防窃照技术装置的随身携带的专制文件保密箱中，绝对禁止把密件夹放在托运的行李中托运。如遇危及密件安全的紧急情况时，尽快同我驻外使领馆或政府驻外机构取得联系，并及时报告国内。
　　 8、使用、存放密件有哪些保密要求？
　　 使用密件包括秘密文件、资料的传达、阅读、借用等环节都要按照保密要求办理。
　　 （一）传达、阅读国家秘密文件、资料，要按照工作需要和规定的范围，限定在可以知悉该项国家秘密的范围内的人员；使用密件，也只能是可以接触该项国家秘密的范围内的人员。
　　 （二）机关、单位工作人员阅读、处理国家秘密文件、资料，应在办公室进行。不允许将秘密文件、资料带回家中或者带到公共场所阅办。
　　 （三）机关、单位的领导同志阅读文件、资料，可以采用传阅的方式进行。传阅国家秘密文件、资料应当由经办人员负责，专夹传阅，并填写“传阅卡”，记载夹内密件分数、编号和阅读时间等。传阅的密件，阅读者不能擅自抽出、留存，阅读者之间不能横传，不得随意抄录密件内容，更不能私自复印。
　　 （四）借阅、借用密件，要经过借出单位的主管领导批准，不属可以接触该英国家秘密范围内的机关、单位和人员，不能借给。借阅、借用时要持单位介绍信，办理手续，进行登记，并由借阅、借用人签名和注明时间。借出单位要限定归还的具体时间，逾期不归还的，要及时催促归还。需要延长借阅、借用时间的，另行办理手续。归还所借密件时，要当面清点、销号，办理退还手续。
　　 （五）密件必须在机关、单位内设备完善的保险装置中存放，不得存放在个人家中。集中存放密件的保密室应当配备专门的保险柜，门窗应当特别加固，并安装防盗报警装置，必要时要有值班人员看守。
　　 9、复制、复印、摘抄、汇编密件有哪些保密要求？
　　 根据密件管理规定，绝密级的密件，禁止复制、复印、摘抄、汇编。复制、复印、摘抄、汇编机密级和秘密级的密件，必须经过批准并履行审批手续。复印、复制本机关单位产生的密件，应当经本机关、单位主管领导批准；复印、复制上级机关下发的密件应当经制发机关批准；未经批准不得复印、复制。复印、复制密件，只能在本机关、单位或者保密工作部门确定的定点复制单位进行。复印、复制密件不得取消或改变其原定的密级和保密期限。复印、复制件应当编制序号，控制发放范围，采取与原件同样的保密管理措施。
　　 密件未经批准不得擅自收入汇编。汇编的密件，属于机关、单位产生的，必须经单位主管领导批准；属于上级机关下发的或者其他单位产生的，必须经过发文机关、单位的同意。收入汇编的密件，应当分别标明原有的密级和保密期限，不得擅自改变。汇编的本封面上应按照收入汇编的密件的高密级和长保密期限标明。密件汇编应当按照其中高密级的文件所限定的范围发放，不能擅自扩大范围；确需扩大发放范围的，应当经密件制发单位同意。密件汇编应当按照密件的保密要求进行管理。
　　 10、对印刷、复制密件的定点单位有哪些保密要求？
　　 印刷、复制密件，是密件运转中的一个重要环节。为了加强密件印刷、复制的保密管理，确保国家秘密的安全，国家保密局、国家工商行政管理局、公安部、国家新闻出版署、文化部、轻工业部等六部门，于1990年4月9日联合制发了《印刷、复印等行业复制国家秘密载体暂行管理办法》（以下简称《管理办法》）。
　　 根据《管理办法》的规定，“国家秘密载体的复制，实行依据准印手续到国家秘密载体定点复制单位复制的制度”，“国家对印刷、复印等行业实行向政府保密工作部门注册备案的制度”。
　　 《管理办法》第五条和第九条规定，“定点复制单位”是指“地、市级及其以上党政机关和人民解放军军以上机关、单位内部设置的以从事印刷国家秘密载体为主要任务的机要印刷厂，”经省级保密工作部门会同公安、工商、新闻出版、文化和轻工主管部门审查批准的其他机关、单位内部开办的印刷厂，也可以确定为定点复制单位。私营企业、个体工商户和外商投资企业不能确定为定点复制单位。
　　 《管理办法》对定点复制单位必须具备的条件和复制密件时应遵循的保密要求作了明确规定。
　　 （一）定点复制单位必须具备的条件是：
　　 （1）接触国家秘密的人员政治可靠。
　　 （2）存放国家秘密载体的设施安全可靠。
　　 （3）厂房、车间或经营场所周围有良好的安全和保密环境。
　　 （4）备有残、次、废品的销毁设备。
　　 （5）内部保卫、保密制度健全落实。
　　 （6）建立并能够实行严格的工作登记和监督检查制度。
　　 （7）从事营业性复制业务的，应当是经所在地公安机关审查同意，经工商行政管理机关核准登记注册的企业。
　　 （二）定点复制单位复制国家秘密载体时，应当按照下列规定进行管理；
　　 （1）收存委托复制方的准印手续或《准印证》，并进行登记。按照《管理办法》第十三条规定，国家秘密载体的委托复制方必须向定点复制单位出具《国家秘密载体准印证》。
　　 （2）排版、制版、印刷和装订等均不得向外委托给非定点复印单位协作完成。
　　 （3）根据复制件的密级和委托方的要求，指定专门人员完成，限制接触范围，禁止无关人员介入。
　　 （4）临时工不得接触国家秘密。
　　 （5）对接触国家秘密的人员规定保密纪律。
　　 （6）复制完成后，应当将原件和成品连同底片、纸型等移交委托方，定点复制单位不得擅自留存、转让或复制。
　　 （7）印刷行业中的定点复制单位，应当指定专人保管和登记印件的原稿、校样、成品、半成品、印版（指活版和铅版）、纸型和底片等物品，各道工序履行严格的交接手续。印刷完成后将所有涉密材料进行清点，除交委托单位外，其余由定点复制单位在其专、兼职保密或保卫工作人员的监督下及时销（拆）毁。
　　 （8）复印等行业的定点复制单位，应当尽量缩短复制的时间，对不能当即取走，确需过夜的，须放在安全可靠的文件柜内，并派人值班看守。复制完成后，残次产品应当当场销毁或交委托方带回处理。
　　 （9）使用电子方法排版印刷或打国家秘密载体的，复制完成后其磁盘内载体内容应当在委托方的监督下彻底清除。
除上述规定外，定点复制单位应当建立健全保密组织并切实履行工作职责，指定专门人员负责保密工作，接受有关保密工作部门的指导和监督。
　　 11、机关、单位撤销或登工时对密件应当如何处理？
　　 由于机构改革或者其他原因，机关、单位撤销或者合并（包括企业单位破产、倒闭），应当做好密件的保密工作。在撤销、合并工作开始之前，应当组织专门人员对所有密件进行认真清理，一一登记造册，由专门人员集中保管。属于合并的，待合并工作完毕后移交给新组建机关、单位的保密室管理。属于撤销的，应当将所有密件交上级主管机关、单位的保密室处理；无上级主管部门的，移交给有关的保密工作部门处理。已经立卷归档的档案资料也可以移交同级政府的档案主管部门。撤销、合并的机关、单位，应当彻底收回或退还所有外借或者借用其他单位的密件。这些单位的密件管理人员必须在清理移交工作完毕后才能离开原工作岗位。机构撤销、合并时，因保密工作管理不善，致使密件丢失或失控，造成泄密的，必须依照保密法规规定追究有关当事人的责任。
　　 12、销毁密件有哪些保密要求？
　　 密件未经批准不得擅自销毁。销毁密件，应当按照以下要求办理：
　　 （一）中共中央、国务院下发的绝密级文件、资料或者发至省军级的密件，应当由省部级机关、单位的文件管理部门统一回收集中销毁。其他任何单位和个人都不得自行销毁。销毁本机关、单位产生的密件，应经本机关、单位的主管领导批准。
　　 （二）决定销毁的密件，应当及时销毁。不能及时销毁的，应当按有关保密管理规定进行保管，不得随意搁置、堆放，不得私自留用。
　　 （三）决定销毁的密件，在销毁前应当认真进行清理，逐件填写“销毁密件清单”，报经单位主管领导审批。
　　 （四）严格禁止将要销毁的密件作为废品出售。
　　 （五）需集中销毁的密件应当送往文件销毁定点单位销毁。送往定点单位销毁的密件，应当装袋、封紧，专人专车押送，防止运送途中散失。
　　 （六）销毁密件应当实行二人以上监督销毁的制度，个人不得自行销毁密件。销毁工作完毕后，应当对销毁现场进行认真清理。
　　 13、对销毁密件的定点单位有哪些保密要求？
　　 销毁密件的定点单位，是指保密工作部门按照密件销毁工作所必备的保密环境、条件和人员素质要求，以及有关的保密规定，选定的造纸厂和保密工作部门建立的文件销毁站。实行密件定点销毁制度，是确保国家秘密安全所采取的必要措施。根据国家保密局的有关规定，销毁密件的定点单位，必须符合以下要求：
　　 （一）具备良好的保密环境，进行销毁工作的车间、场地必须是封闭的，严禁露天作业。
　　 （二）对销毁密件岗位工作的职工进行了必要的审查并与之签订保密协议（或者合同）。定点单位职工具有良好的保密素质，有较强的保密观念和工作责任心。
　　 （三）有健全的密件销毁工作制度。
　　 （四）保密组织健全，有主要领导负责保密工作。日常保密工作有部门主管，有专人负责，能经常对销毁工作进行检查监督，对有关人员进行保密教育。
　　 （五）能同保密工作部门保持经常的工作联系，定期向保密工作部门报告保密工作情况。
　　 （六）能主动要求前来进行销毁工作的单位认真进行监销工作，并主动为其提供方便。
　　 14、密件立卷归档工作有哪些保密要求。
　　 密件的立卷归档工作，主要是按照《档案法》及其配套的法律法规和档案主管部门的要求办理。在保密工作方面有以下几点要求：
　　 （一）密件在立卷归档或者向档案馆移郊外档案时，应当对其密级和保密期限重新进行鉴定。属于本机关、单位产生的密件，凡是可以解密、降密的和可以变更保密期限的，应当在按保密法规定的程序进行解密、降密和变更保密期限以后，应当在按保密法规规定的程序进行解密、降密和变更保密期限以后，再移交档案馆馆藏。不属于本机关、单位产生的密件，原产生机关、单位未作出解密、降密和变更保密期限决定的，不得擅自变更密级和保密期限。已经立卷归档的密件，保密期限届满的，应当及时解密。
　　 （二）需要立卷归档的密件，在立卷归档时经过鉴定仍然属于国家秘密的，应当在档案卷宗封面或者首页上作出与卷内密件相同的密级和保密期限的标志。卷内有多份密件的，卷宗封面或者首页按其高密级和长保密期限作出标志。
　　 （三）非档案管理人员查阅涉案档案，应当办理批准手续，并严格控制接触范围。其接触范围按密件允许接触的范围确定。
关于馆藏涉密档案的密级及保密期限的变更和解密以及如何控制使用范围的问题，按国家保密局和国家档案局制定下发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》办理。
　　 15、个人能否存留密件？
　　 个人不能私自存留密件。所谓私自存留密件，主要是指如下四种情形：
　　 （一）调出原工作单位，或者离休、退休、退职、辞职等不在岗位工作，其原来经手的密件应向单位交还而未交还的；
　　 （二）因某项工作任务的需要由个人暂时使用的密件，在工作任务完成后，应向单位交还而未交还的；
　　 （三）个人阅办完毕应当清退的密件，不按规定清退的；
　　 （四）参加涉密会议领取的密件，会后应交单位管理而不交的。
　　 上述情况，均不利于保密，不符合保密规定。有关个人应自觉遵守保密制度，按规定及时清退、交回经手的密件。各机关、单位对上述情况进行督促检查。